根據(jù)流程的不同級(jí)別，流程圖有不同的表現(xiàn)形式，對(duì)于一級(jí)流程，通常用流程總圖，也就是企業(yè)價(jià)值鏈視圖表示，描述企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造模型；對(duì)于二級(jí)流程，通常用流程關(guān)系圖表示，描述企業(yè)內(nèi)部各流程的流轉(zhuǎn)勾稽關(guān)系；對(duì)于三、四級(jí)流程，通常采用visio泳道圖表示，描述具體一件工作的開(kāi)展方式，涉及崗位等內(nèi)容。本文將主要討論三四級(jí)visio泳道圖設(shè)計(jì)時(shí)的一個(gè)小技巧：依據(jù)流程頻次切割流程。

我們首先來(lái)看一個(gè)流程管理書(shū)籍上的例子，設(shè)備點(diǎn)檢流程，流程步驟如下：

設(shè)備管理專(zhuān)員收集設(shè)備技術(shù)資料——設(shè)備管理專(zhuān)員編制設(shè)備點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)——生產(chǎn)經(jīng)理審核——生產(chǎn)總監(jiān)審批——設(shè)備管理專(zhuān)員編制設(shè)備點(diǎn)檢計(jì)劃——生產(chǎn)經(jīng)理審核——生產(chǎn)總監(jiān)審批——設(shè)備管理專(zhuān)員組織執(zhí)行設(shè)備點(diǎn)檢計(jì)劃——設(shè)備操作人員進(jìn)行日常點(diǎn)檢，做好記錄——設(shè)備管理專(zhuān)員匯總設(shè)備點(diǎn)檢資料——設(shè)備管理專(zhuān)員進(jìn)行定期點(diǎn)檢——設(shè)備管理專(zhuān)員編制點(diǎn)檢報(bào)告——生產(chǎn)經(jīng)理審核——生產(chǎn)總監(jiān)審批——歸檔。

先不說(shuō)流程中的審批環(huán)節(jié)是否都為必要活動(dòng)，從流程的整體過(guò)程來(lái)看，該流程似乎沒(méi)什么問(wèn)題，從制定標(biāo)準(zhǔn)到執(zhí)行，到總結(jié)歸檔，完整閉環(huán)。但是，我們從流程的實(shí)際運(yùn)行與管理，從流程的使用對(duì)象與目的來(lái)看，這個(gè)流程描述，是存在一些問(wèn)題的。

流程圖中有開(kāi)始和結(jié)束，開(kāi)始表明該流程因某種情況而被觸發(fā)啟動(dòng)，按照設(shè)計(jì)的流程步驟逐次往下流動(dòng)，直到結(jié)束。這表明流程是有運(yùn)行的頻次和周期性的，比如月度計(jì)劃編制流程是每個(gè)月運(yùn)行一次，季度計(jì)劃編制流程是每個(gè)季度運(yùn)行一次，2個(gè)流程就是獨(dú)立運(yùn)行的。因此，我們看上述的設(shè)備點(diǎn)檢流程，可以把該流程分為制定點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)、點(diǎn)檢執(zhí)行、編寫(xiě)點(diǎn)檢報(bào)告3個(gè)大的階段，制定點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)通常發(fā)生的頻次比較低，一次性制定好點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)，在每次點(diǎn)檢時(shí)按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行就可以。編寫(xiě)點(diǎn)檢報(bào)告發(fā)生的頻次也較低，可能是對(duì)一個(gè)月點(diǎn)檢記錄的整理分析，也可能是一個(gè)季度點(diǎn)檢記錄的整理分析。而點(diǎn)檢執(zhí)行則發(fā)生的頻次很高，有些設(shè)備可能每天都需要進(jìn)行點(diǎn)檢，做好記錄。那么問(wèn)題就出現(xiàn)了，這個(gè)流程里的步驟不是從開(kāi)始到結(jié)束單次循環(huán)的，在點(diǎn)檢執(zhí)行階段將重復(fù)循環(huán)，因此該流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)的發(fā)生頻次是不同的。

三四級(jí)流程是崗位操作流程，使用對(duì)象是崗位員工，目的是明確各崗位員工的職責(zé)，因此，流程分割越清晰，越有利于他們理解和劃分責(zé)任。可以根據(jù)流程的不同頻次對(duì)流程進(jìn)行適當(dāng)切割，并且考慮對(duì)于一些發(fā)生頻次非常低的流程可以通過(guò)其他方式表現(xiàn)，并非一定是流程圖。上述設(shè)備點(diǎn)檢流程，如果在一個(gè)流程管理水平尚處于初級(jí)階段的企業(yè)，可以將設(shè)備點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)制定轉(zhuǎn)換為制度，把設(shè)備點(diǎn)檢執(zhí)行通過(guò)流程圖的形式呈現(xiàn)，而設(shè)備點(diǎn)檢報(bào)告可以與設(shè)備定期回顧流程合并，把設(shè)備點(diǎn)檢分析作為設(shè)備定期回顧中的一項(xiàng)內(nèi)容。

核心要點(diǎn)總結(jié)：流程的分割需要考慮流程的頻次，確保流程內(nèi)部的步驟處于同一頻次，以確保流程的清晰度。

作者：漢哲咨詢(xún)集團(tuán) 葉濤

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