規(guī)范的文書寫作是行政機關(guān)和公司(企業(yè))執(zhí)行規(guī)章制度和步入規(guī)范化管理的重要依據(jù)。對公文寫作來說，無論是闡述觀點、組織材料，還是結(jié)構(gòu)布局、語言運用還是字體、字號等，都有一套特定嚴(yán)格的規(guī)范要求。
（一）公文類文件的形式要求
根據(jù)不同的要求，公文文件包含不同的內(nèi)容，但主體格式是基本一致的，內(nèi)容要素主要包括版頭、主體、版記三個部分。
1. 版頭，是指公文首頁紅色分隔線以上的部分。
一般來說，版頭字體為仿宋，字號小初，加粗，文字顏色為紅色；分隔線為2.5磅粗直線。文字和分隔線均居中。
2. 主體，是指公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。
（1）主體從版頭下空一行開始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
（2）標(biāo)題一般用2號宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。
（3）發(fā)文字號一般用3號仿宋，編排在標(biāo)題下方，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[ ]”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。
（4）正文一般用3號仿宋字，編排于發(fā)文字號下空一行的位置，每個自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
（5）附件說明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。
（6）發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文（或附件說明）一行，發(fā)文單位一般向右對齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下，以發(fā)文單位為準(zhǔn)，居中編排。成文日期中的數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，要端正、居中下壓單位全稱和成文日期，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下署名、印章或成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
（7）附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
（8）附件：附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題用2號宋體，加粗，居中編排。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
3．版記，是指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。
（1）版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0.75磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一頁的下邊緣重合。
（2）主送、抄送部門：一般用4號仿宋，在印發(fā)日期之上、左空一字編排。“主送”“抄送”二字后加全角冒號和報送部門全稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個報送部門名稱后標(biāo)句號。既有主送部門又有抄送部門時，主送部門應(yīng)置于抄送部門之上一行，之間不加分隔線。
（3）印發(fā)單位和印發(fā)日期： 印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號仿宋，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。
（4）頁碼：一般用4號宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
（二）公文處理與公文管理。
1.發(fā)文處理
發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫《公文稿紙》、按照《發(fā)文流程》分別由承辦部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、總經(jīng)理批示、行政部門（如：辦公室）人員編寫文號、用印、分發(fā)、存檔等。
（1）擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門負(fù)責(zé)，涉及到兩個或兩個以上部門的，由主辦部門和協(xié)辦部門協(xié)商起草。
（2）分送：擬稿人草擬好公文，并填寫《公文稿紙》，首先交由部門負(fù)責(zé)人審核簽字；之后交由分管領(lǐng)導(dǎo)會簽；最后報總經(jīng)理批示。
（3）修改：如公文在審核、會簽過程中需要做重大修改，應(yīng)注明具體修改意見，并交由承辦部門進(jìn)行修改，之后重新履行公文的流轉(zhuǎn)審核程序。
（4）公司所有公文統(tǒng)一由行政部門（如：辦公室）進(jìn)行編號、用印、分發(fā)和存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的，應(yīng)附批復(fù)件。
（5）公文發(fā)布之前的會簽，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限執(zhí)行。一般情況下，以部門名義行文的公文由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，以公司名義行文的一般性公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，涉及全局性的重要公文，酌情由總經(jīng)理、董事長批示和簽發(fā)。
2.收文處理
收文處理程序包括：登記、填寫《文件呈閱表》、按照《收文流程》進(jìn)行分送、承辦、催辦、答復(fù)、存檔等。
（1）登記。公司所有公文均應(yīng)做好記錄。公司內(nèi)部公文原則上對口受理；其他外部收文，如無明確目標(biāo)部門，則統(tǒng)一由行政部門負(fù)責(zé)處理。行政部門收文后，應(yīng)逐件清點，核對無誤后，填寫《文件呈閱表》，做好編號。
（2）分送。行政部門根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與《文件呈閱表》一并交由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
（3）承辦。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的最終批示，將公文及時送達(dá)承辦部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文還需明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)及時辦理，有辦理時限要求的應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
（4）催辦和答復(fù)。收文部門要及時了解公文辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期處理，緊急公文可由專人負(fù)責(zé)催辦。對公文的辦理結(jié)果，收文部門應(yīng)及時答復(fù)來文單位。
（5）存檔。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由行政部門歸檔，以確保文檔的完整。
（6）任何部門和個人收到公文，應(yīng)及時送達(dá)行政部門，按規(guī)定程序辦理。
3.保密規(guī)定
（1）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得分發(fā)；
（2）已簽發(fā)的保密文件應(yīng)由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀，內(nèi)容不得泄漏和外傳；
（3）已歸檔的公文如需查閱，應(yīng)按公司保密管理規(guī)定、檔案管理規(guī)定借閱。
