制度體系是企業(yè)管理體系中的重要一環(huán)。從企業(yè)發(fā)展的角度來看，系統(tǒng)完善的制度體系是一個(gè)公司健康有序發(fā)展的護(hù)航艦。尤其是在大型集團(tuán)型企業(yè)，上市公司等具有一定規(guī)模及以上的企業(yè)，制度之于企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的規(guī)范與約束作用更為明顯。

而且，隨著“依法治企”理念的普及與在企業(yè)的日漸深入，企業(yè)管理者越來越重視制度在企業(yè)發(fā)展中的牽引作用，制度體系建設(shè)的訴求在近年來成為企業(yè)咨詢項(xiàng)目的主要方向之一。為此，筆者結(jié)合漢哲咨詢所服務(wù)過的諸多制度類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了“制度體系建設(shè)推進(jìn)十步法”，并推薦給大家，希望為各企業(yè)制度體系建設(shè)提供具有價(jià)值的參考建議。

需要說明的是，企業(yè)穩(wěn)定的組織架構(gòu)體系是進(jìn)行制度體系建設(shè)的前提。如果一個(gè)企業(yè)的組織架構(gòu)在不停的發(fā)生變化，必然會(huì)帶來職責(zé)在各部門之間的調(diào)整，進(jìn)而影響業(yè)務(wù)分工、權(quán)限安排，甚至影響到業(yè)務(wù)的具體運(yùn)作流程，進(jìn)而導(dǎo)致制度難以固化與穩(wěn)定，不能起到指導(dǎo)、規(guī)范或約束業(yè)務(wù)發(fā)展的作用。

一、 建立制度體系建設(shè)的組織體系

企業(yè)的制度體系建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程。要推進(jìn)制度體系建設(shè)從策劃、準(zhǔn)備、實(shí)施、發(fā)布到落地的全過程管理，必須要有完善的組織體系去推動(dòng)與制度建設(shè)相關(guān)的各責(zé)任主體以及各部門去執(zhí)行工作，以作為建設(shè)過程中的組織保障。一般而言，推進(jìn)的組織體系可分為三個(gè)層次，第一層次為體系建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組，主要包括企業(yè)的總經(jīng)理，副總經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)班子成員；第二層次為體系建設(shè)工作小組，主要包括分管業(yè)務(wù)工作副總，各部門負(fù)責(zé)人；第三層次為體系建設(shè)的執(zhí)行人員，主要為各部門制度體系建設(shè)的對(duì)接人員與制度編撰執(zhí)筆者。這三個(gè)層次共同構(gòu)成了制度體系建設(shè)的組織保障體系。

二、 對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行盤點(diǎn)與評(píng)估

摸清制度現(xiàn)狀是制度體系建設(shè)的前提。制度盤點(diǎn)與評(píng)估一般包括兩個(gè)層面，即制度整體層面與制度單體層面。就制度整體層面而言，制度的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性是首先要評(píng)估的要素，而且重點(diǎn)應(yīng)發(fā)現(xiàn)制度之于目前業(yè)務(wù)范疇、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的覆蓋性，避免出現(xiàn)制度遺漏、交叉等情況；而就制度單體層面而言，應(yīng)重點(diǎn)發(fā)現(xiàn)制度之于業(yè)務(wù)管理的職責(zé)分工是否明確、管理邏輯是否清晰、風(fēng)險(xiǎn)防控是否到位等方面的問題，還包括制度合理性與執(zhí)行效率、內(nèi)部是否交叉、文字是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、更新是否及時(shí)、發(fā)布與宣貫是否到位等。

三、 理順各部門職責(zé)分工

制度是對(duì)業(yè)務(wù)管理的映射反映。從這一角度來看，在現(xiàn)代企業(yè)大分工的背景下，業(yè)務(wù)管理需要各部門的協(xié)同運(yùn)作。為此，各部門必須要理清自身的職責(zé)分工，明確在業(yè)務(wù)管理中的定位，以及應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。只要明確了各部門職責(zé)分工，才能有效推動(dòng)各部門在業(yè)務(wù)管理中的協(xié)作與分工。

四、 明確核心業(yè)務(wù)流程的管控權(quán)限

為了更好的對(duì)業(yè)務(wù)的管理邊界進(jìn)行界定與管控，就公司的核心業(yè)務(wù)，比如營(yíng)銷、研發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)等，應(yīng)該在各部門職責(zé)分工基礎(chǔ)上，將該項(xiàng)業(yè)務(wù)的管控權(quán)限梳理清晰，以便后期將其固化在制度文本中。常見的制度管控權(quán)限包括業(yè)務(wù)的建議權(quán)、申請(qǐng)權(quán)、審核權(quán)、審批權(quán)、監(jiān)督權(quán)等。理順管控權(quán)限既是避免了各相關(guān)主題的責(zé)任不清，又解決了分層決策問題，為推動(dòng)業(yè)務(wù)的順利推進(jìn)提供了有效支撐。 

五、 開展外部單位對(duì)標(biāo)工作

制度體系建設(shè)不僅要向內(nèi)看，而且要向外看。什么意思呢？就是在制度體系建設(shè)過程中，要選擇與本企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)相似，規(guī)模相當(dāng)?shù)钠髽I(yè)，然后挖掘相關(guān)資源查找其管理相關(guān)的制度文件，并進(jìn)行研究，以此作為制度體系建設(shè)的外部參考資料。行業(yè)或企業(yè)的最佳實(shí)踐案例往往能夠啟發(fā)出新的思路，起到“他山之石”的良好作用。

六、 建立制度體系的框架

在完成以上工作后，尚不能直接開展制度文件的編寫工作，而是要建立制度體系建設(shè)的框架。制度框架之于制度體系建設(shè)是制度編寫的綱領(lǐng)性文件。通常，制度框架必須要建立分層分類的體系，即要形成涵蓋戰(zhàn)略管理、經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、供應(yīng)鏈管理、財(cái)務(wù)管理、人力管理、行政綜合管理等覆蓋企業(yè)發(fā)展的各類不同業(yè)務(wù)條線，又要能區(qū)分公司層面、部門層面、車間層面等不同的層級(jí)，確保企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)都能在制度框架中找到與之相應(yīng)的制度文件，從而為制度編寫提供支撐。

七、 形成統(tǒng)一規(guī)范的制度模板

作為企業(yè)的規(guī)范性文件，制度必須要保證其形式上的規(guī)范性與統(tǒng)一性，這在一定程度上也反映了制度的嚴(yán)肅性。通常而言，制度模板具有章節(jié)題結(jié)構(gòu)與程序文件性結(jié)構(gòu)等兩種主要形式，而且在文本方面，要對(duì)制度的字體、字號(hào)、行間距、表格、附注等進(jìn)行規(guī)范。制度編寫前，制度體系建設(shè)的組織部門必須要對(duì)各責(zé)任部門進(jìn)行明確，以確保制度整體形式上的統(tǒng)一。 

八、 開展制度編寫工作

在正式啟動(dòng)制度編寫工作之前，建議企業(yè)組織各責(zé)任部門的制度編寫人員對(duì)制度編寫的主要要點(diǎn)及注意事項(xiàng)進(jìn)行培訓(xùn)。由各部門選擇熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作方式，并且文筆能力較好的人員參與到制度編寫過程中。在編寫時(shí)，應(yīng)明確制度涉及業(yè)務(wù)在各部門之間的職責(zé)分工，規(guī)定管理活動(dòng)涉及的核心內(nèi)容和應(yīng)達(dá)到的要求，采取的措施和方法，明確每個(gè)過程中各項(xiàng)工作由誰(shuí)干、干什么、干到什么程度、何時(shí)干、怎么干以及為達(dá)到要求應(yīng)該如何進(jìn)行控制，并注明需要注意的任何例外和特殊情況，必要時(shí)可以輔以程序或者流程圖。

九、 組織已編制制度的評(píng)估工作

針對(duì)已完成編制的制度文件，應(yīng)進(jìn)行制度合理性的評(píng)估工作。各制度編寫的主責(zé)部門應(yīng)重點(diǎn)篩查跨部門、跨職能，涉及組織的上下游業(yè)務(wù)相關(guān)部門的制度，并及時(shí)邀請(qǐng)各相關(guān)部門對(duì)制度的合理性進(jìn)行聯(lián)席評(píng)估。評(píng)估的過程，即是各部門對(duì)業(yè)務(wù)的重新認(rèn)知和再梳理，同時(shí)，也是也是針對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行初步宣貫，達(dá)成協(xié)作共識(shí)的過程。針對(duì)各部門提供的反饋意見，各制度編寫的主責(zé)部門應(yīng)該與各部門進(jìn)行溝通，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)在各部門分工的合理性，以及后期的執(zhí)行效率與可落地性，并據(jù)此進(jìn)行完善修訂，直至各部門，并最終通過公司領(lǐng)導(dǎo)的審閱。

筆者結(jié)合項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，從系統(tǒng)性、規(guī)范性、協(xié)同性、先進(jìn)性及可操作性等五大維度總結(jié)了如下制度評(píng)估模型，進(jìn)而為制度評(píng)估提供了有效工具。

十、 制度發(fā)布與宣貫

制度文件在各部門達(dá)成一致意見，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)組織制度的發(fā)布與宣貫工作。企業(yè)應(yīng)采取有效措施對(duì)已發(fā)布的制度進(jìn)行宣傳，使與制度實(shí)施有關(guān)的部門和人員能夠掌握、了解規(guī)章制度內(nèi)容，確保制度的貫徹執(zhí)行。

制度文件發(fā)布后即進(jìn)入到試運(yùn)行階段。在該階段，制度體系牽頭部門應(yīng)及時(shí)收集制度運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，并做好記錄匯總，并將意見反饋給相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，以為制度的滾動(dòng)修訂工作提供支撐。

企業(yè)開展制度體系建設(shè)工作，絕非簡(jiǎn)單的編寫制度這樣簡(jiǎn)單，涉及到大量的策劃與準(zhǔn)備工作，要把這項(xiàng)工作做精做細(xì)，且能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)提供足夠的支撐作用，就要發(fā)揮“磨刀不誤砍柴工”的精神，踏實(shí)做好上述的前六個(gè)階段，為制度的具體編寫工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作者：漢哲管理咨詢 王明超

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